فن تنظيم المؤتمرات

غالبًا ما تُعد المؤتمرات السياق الأمثل لتبادل المعلومات. كما أنها تحظى بأهمية كبيرة في إقامة العلاقات وإبقاء الأفراد على اطلاع دائم بما يجري في صناعتك، إلا أنها قد تشكل تحديًا في بعض الأحيان.

لذلك أعددنا هذا الدليل الذي يطرح كيفية تنظيم المؤتمرات على النحو الأمثل الذي يتيح للحضور التفاعل والمشاركة في فعاليات المؤتمر!

التخطيط المسبق

إن التخطيط المسبق من أهم عناصر نجاح المؤتمرات. فعند عقد مؤتمر بدون تخطيط مسبق، ينتهي الأمر إلى حدوث الكثير من المشاكل المفاجئة التي كان بالإمكان تجنبها بالتخطيط المسبق.

التخطيط المسبق يوفر الوقت والمال:

• من أسوأ ما قد يواجهك حدوث مشاكل مفاجئة في اللحظات الأخيرة يمكنك تجنبها تمامًا بالتخطيط المسبق!

اختيار المكان

إن اختيار مكان عقد مؤتمرك من أهم القرارات التي عليك اتخاذها لأنه يضمن سير مؤتمرك بسلاسة، إلا أنه ليس دائمًا بالأمر السهل حيث أن هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها.

• الموقع: هل سيسهل على المدعوين الوصول إليه؟ إذا لم تتوفر مواصلات عامة بالقرب من مكان المؤتمر، فهذا يعني أن المدعوين سيحتاجون إلى التوجه إلى المكان بسياراتهم الخاصة أو بسيارات أجرة قد تكلفهم الكثير، مما قد يمنعهم من الحضور. وإذا لم يتوفر موقف لصف السيارات بالقرب من مكان المؤتمر، فكم من المدعوين سيتمكن من الحضور؟
• سهولة الوصول: هل سيتمكن جميع المدعوين من الوصول بسهولة إلى مكان مؤتمرك؟ أم هل سيحتاجون إلى الاستعلام من أماكن أخرى قبل الوصول إلى قاعتك (مما قد يعرضهم إلى المزيد من المتاعب)؟ وماذا عن التنقل بين المباني أو القاعات بعد الوصول، وهل تغطي قيمة تذاكر الفعاليات خدمة صف السيارات؟

تحديد الموعد

اختر موعد مؤتمرك بحيث تفصله عن المؤتمرات الأخرى فترة زمنية مناسبة. وإذا كنت تخطط لعقد مؤتمر ضخم، فلا بد من اختيار فترة لا تُعقَد خلالها أي مؤتمرات أخرى. هكذا يتمكن المدعوون من الحضور دون أي شعور بالتنافس مع غيرهم.

وعليك أيضًا اختيار موعد خارج النطاق الزمني لعطلات المدارس أو الفعاليات الرياضية الكبرى (مثل عطلة عيد الميلاد). ففي هاتين الحالتين قد يرغب المدعوون في حضور المؤتمرات ويخشون من تفويتها بسبب تضارب مواعيدها مع الجداول الزمنية للمدارس أو العمل.

تحديد هدف المؤتمر وموضوعه الرئيسي

عند اختيار موضوع فعاليتك، عليك تحديد ما ترغب في نقله للحضور بدقة. فهذا سيساعدهم على التركيز على أهم النقاط المطروحة في كل من الجلسات دون الانحراف إلى أمور أخرى (كالتواصل فيما بينهم). وهناك قاعدة جيدة تشير إلى نجاح فعاليتك إذا تمكن عرضك التقديمي من إفادة 80% من الحضور بأفكار جديدة!

وضع برنامج المؤتمر واختيار المتحدثين وأعضاء المنصة

عليك استقطاع بعض الوقت للتفكير في طبيعة مؤتمرك. هل يهدف إلى طرح المعلومات على الحضور فقط أم يتضمن أيضًا تقديم المأكولات والمشروبات لهم؟ هل ترغب في إقامته في قاعة كبيرة أم صغيرة؟

بعد تحديد نطاق فعاليتك، عليك اختيار المتحدثين وأعضاء المنصة الذين سيطرحون آراءهم فيما يتعلق بموضوع المؤتمر. وعليك بعد ذلك اختيار الموضوعات حسب اهتماماتهم مع التأكد من ملاءمتها لجميع الحضور (وليس فقط لأولئك المعنيين). فبطبيعة الحال، دائمًا ما يسعى المتحدثون إلى جذب انتباه المتلقين وإمتاعهم بخطاباتهم أو مناقشاتهم!

وأخيرًا، عليك تحديد أدوار المتحدثين وتوقيتات إلقاء الخطابات حتى يتبقى بعض الوقت لطرح الأسئلة من الحضور خلال الفواصل الزمنية بين الجلسات.

حجز القاعة

عند التخطيط لمؤتمرك، لا بد من اختيار قاعة يمكنها استيعاب عدد الحاضرين المتوقع، ولا سيما إذا كنت تنوي عقد مؤتمر ذي نطاق أكبر من المعتاد أو إذا كان لديك المزيد من المتطلبات الخاصة لمؤتمرك (مثل الأجهزة السمعية والبصرية).

يمكنك البدء بمعرفة ما إذا كانت القاعة مزودة بالإمكانيات والمواصفات اللازمة لفعاليتك أم لا. وعليك التأكد من فهمك لأي عقود قد ترتبط بذلك، فمن السهل أن تختلط بعض الأمور، مثل مصادر الطاقة واتصالات الإنترنت، ما لم تُدرَج بوضوح ضمن الوثائق الكتابية!

 وفي حالة وجود أي تكاليف إضافية مرتبطة باستئجار مساحة عقد فعاليتك (مثل تكاليف الأمن)، عليك التأكد من تغطية هذه التكاليف بواسطة الجهة المضيفة، لا بواسطتك!

 فندق ذا إتش دبي هو الموقع المثالي لاستضافة مؤتمرك. فهو يوفر لك المساحة والإمكانيات التي تحتاج إليها لضمان المتعة والاستفادة للجميع، سواء كانت فعاليتك تتضمن مجموعة صغيرة من الأصدقاء أو فريقًا ضخمًا من المهنيين.

وسواء كنت تستضيف فعالية تعريفية أو مؤتمرًا يستقبل مئات الحضور، فإن فندق ذا إتش دبي، وما لديه من أفضل قاعات الاجتماعات في دبي، سيساعدك على خلق تجربة ممتعة للجميع. كما أنه يوفر عدة مساحات مختلفة تلائم مجموعات تتراوح ما بين 50 فردًا و500 فرد، فهناك ما يناسب الجميع! ولديه أيضًا الكثير من الوسائل والأدوات التي تساعدك على تحقيق أفضل النتائج من فعاليتك بمنتهى السهولة.  

 

إذا كنت تبحث عن فندق يوفر خدمات فائقة الجودة ومرافق متميزة بأسعار لا تُضاهى، فليس هناك خيار أفضل من فندق ذا إتش دبي..

الترويج لمؤتمرك عبر العديد من القنوات

عليك استخدام عدة قنوات للترويج لمؤتمرك. ويمكنك القيام بذلك عن طريق:

• استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لمشاركة معلومات عن الفعالية والتفاعل مع الراغبين في الحضور.
• إرسال المزيد من التفاصيل حول الفعالية عبر البريد الإلكتروني حتى يبقى الأفراد على علم بكل جديد ويتمكنوا من الاطلاع على تلك التفاصيل في الأوقات التي تناسبهم.
• طباعة نسخ من برنامج فعاليتك وتوزيعها على الحاضرين عند الدخول (أو قبل بداية الفعالية).

تفاصيل بسيطة تجب مراعاتها

هناك تفاصيل بسيطة تجب مراعاتها مثل تصميم القاعة الداخلي واللافتات وجودة الصوت ودرجة حرارة الغرفة وجودة المقاعد. وعليك أيضًا التأكد من وجود اتصال إنترنت لاسلكي جيد ويُعتَمَد عليه بسعة تكفي لاستخدام الجميع للشبكة في الوقت نفسه. ولا تنسَ أيضًا خدمات تقديم المأكولات والمشروبات! يمكنك الاكتفاء بتقديم الشاي والقهوة والبسكويت. أما إذا كنت ترغب في إبهار ضيوفك، فعليك إضافة وجبة غداء أو عشاء إلى برنامج الفعالية.

 في الختام

الآن وقد تعرفت بشكل أفضل على كيفية تنظيم مؤتمر متميز، عليك أن تدرك أن الجزء الأصعب يكمن في التأكد من تذكُّر بعض التفاصيل التي قد تفسد فعاليتك. كما أن خلق تجربة ممتعة دون أن تخشى من ارتكاب الأخطاء خلال فعاليتك هو أهم ما في الأمر!